Nach Homeoffice kommt Hybrid Kollaboratives Arbeiten

Im zweiten Jahr von COVID sind Präsenzveranstaltungen zwar wieder möglich... aber...

Was ist passiert?

Kreativ Agiles Arbeiten - HomeofficeViele Mitarbeiter haben sich mit der Arbeit im Homeoffice arrangiert. Das ursprüngliche Konzept "wir müssen zurück in die Büros" ist gewichen zu einem Modell, wo Homeoffice und Präsenz miteinander verbunden wird. Das gilt nicht nur für die Mitarbeiter an einem Ort (siehe dazu auch den Artikel Homeoffice: oder von 8-2-5 zu 3-2-2 und 5-0-2) sondern auch für geographisch global arbeitende Organisationen, die darauf angewiesen sind, dass über mehrere Standorte die Mitarbeiter sich sehen aber trotzdem verteilt arbeiten können.

Aber ist das rein digitale Arbeiten die Lösung auch für hybrides Arbeiten?

Fakt ist: das hybride Modell funktioniert nach anderen Regeln als rein digitales Arbeiten. Entscheidend ist, dass zwischen "uns im Büro" und "den anderen im Homeoffice oder anderen Standorten" keine Unterschiede gemacht werden. Jeder kennt das: Da ist die Konferenzspinne an und man weiß nicht, wer da spricht, Kollegen hören sich an wie Mickey Mouse oder es kommt aus den Lautsprechern nur ein Genuschel. Da ist es fast besser, alle arbeiten im Homeoffice an ihrem PC mit einem eigenen Headset und mit den virtuellen Arbeitsformaten des Homeoffice.

Jetzt gilt es deshalb zu hinterfragen, welche der in den letzten Monaten eingeführten virtuellen Formate weiterhin sinnvoll sind und welche Technologien eingesetzt werden können, damit derartige Hindernisse in der Wahrnehmung der Mitarbeiter gar nicht aufkommen. Ziel muss es sein, in hybriden Arbeitsmodellen das Beste aus zwei Welten erfolgreich zu vereinen oder auch einfach, den Weg in der Mitte zu suchen.

Wie sieht der Weg in der Mitte aus?

Welche Ausstattung sollte in Konferenzräumen zur Verfügung stehen, damit virtuelle Arbeitsformate und insbesondere agile Arbeitsformate wie Design Thinking, Kanban Techniken, kollaboratives Arbeiten, Retrospektiven nicht nur in der Organisation als Präsenzveranstaltung, sondern aus dem Homeoffice heraus, in verteilt arbeitenden Organisation oder gar mit dem Kunden/Dienstleister/Partner als hybride Veranstaltung durchgeführt werden kann? Wie kann die Situation der letzten Monate genutzt werden, um die globale Zusammenarbeit noch weiter zu verbessern und eines zu schaffen: Synergie!

Schauen wir uns dazu unterschiedliche Fragestellungen an:

Frage: Wie können alle im gleichen Kontext mit einander sprechen und sehen?
Antwort: Alle verwenden ihren Laptop mit Kamera und benutzen das Conferencing-Tool, z. B. Teams oder Zoom. Alle verwenden zudem ihre Headsets. Damit entfällt das Gemurmel und die Mickey-Mouse Stimme über die Konferenz-Mikrofon-Spinne. Alle Teilnehmer können in gleicher Qualität hören und sehen.

Frage: Wie bekommen die Kollegen in der Ferne den Kontext im Präsenzraum mit?
Antwort: Mit einer Weitwinkel-Webcam. Diese ist an einem PC/Laptop einer der Präsenzmitarbeiter oder an einem separaten PC angeschlossen.

Frage: Wie können die Kollegen in der Präsenz an einem einzigen Groß-Bildschirm mitarbeiten und die Kollegen das in der Ferne mitbekommen?
Antwort: In dem der Groß-Bildschirm als Touch-Groß-Bildschirm ausgelegt wird und ebenfalls an einem PC/Laptop einer der Präsenzmitarbeiter angeschlossen wird, so dass der Laptop-Bildschirm auf dem Touch-Groß-Bildschirm angezeigt wird und die Eingabe über den Touch-Groß-Bildschirm den Laptop steuert (sog. Touch-Out-Funktionalität). So können kollaborative Arbeitstools wie Conceptboard, Miro, MS-Whiteboard am Touch-Groß-Bildschirm von mehreren parallel genutzt werden, in Zoom oder MS-Teams eingebunden werden und alle sehen das gleiche.

Frage: Wie bekommen die Kollegen in der Präsenz den Kontext und den geteilten Bildschirm des Touch-Groß-Bildschirms zu sehen außer in einem kleinen Video-Fenster?
Antwort: Beide Fenster am PC/Laptop des Mitarbeiters in das "Spotlight" setzen.

Frage: Wie können in Präsenz die Mitarbeiter am Tisch zusammenarbeiten?
Antwort: In dem alle ein Funk-Headset verwenden. Dann können die Mitarbeiter in Präsenz beliebig zusammenarbeiten und nutzen die Kameras des Kollegen, dem der jeweilige Arbeitslaptop gehört und alle, ob fern oder nah, können alle verstehen und sehen, sowie die Inhalte nachverfolgen. Funk-Headsets arbeiten mit Funksignalen auf bestimmten Frequenzbändern. Es ist bei der Beschaffung darauf zu achten, dass die Geräte sich nicht gegenseitig stören. DECT Headsets nutzen 120 Kanäle, d.h. es können bis zu 120 schnurlose Headsets in einem gleichen Bereich genutzt werden. Es sind entsprechende Herstellangaben hierzu zu beachten.

Wie könnte also eine typische Ausstattung in einem Konferenzraum aussehen für hybrides Arbeiten?

Die optimale Ausstattung für einen Konferenzraum mit hybrider Konferenztechnik ist:

Hardware:

  • Genügend Stromanschlüsse und Netzwerkanschlüsse / WiFi für alle Mitarbeiter in Präsenz
  • Hinreichende Bandbreite des verwendeten Netzwerks / WiFi
  • Alle Teilnehmer haben einen eigenen Laptop mit kabelfreiem Headset (z. B. DECT Funkheadsets)
  • Verwendung eines Touch-Groß-Bildschirms, z. B. Samsung Flip 2 mit HDMI und Touchout-Funktion, der über HDMI und zusätzlich USB an eines der Präsenzgeräte angeschlossen wird und Teilnehmer der Video-Konferenz ist
  • Verwendung einer Raum-Kamera, damit alle das Setting in Präsenz mitbekommen
  • Verwendung von Shared-Laufwerken, auf die alle von nah und fern zugreifen können, für gemeinsamen Dateizugriff

Software:

  • Conferencing Software wie z. B. MS-Teams, Zoom oder andere Tools auf allen Geräten
  • Kollaborationssoftware wie MS-Whiteboard, Miro, Conceptboard, Echometer oder ähnliche Produkte

Design Thinking | Denkerprise®Agile Kollaborationsformate:

  • Design Thinking als Ideationgrundlage
  • Kollaborative Workshopformate zur gemeinsamen Vertiefung von Themen
  • Scrum- und Kanban-Formate für verteilte und agile Produktion von Software oder Produkte

Workshop Facilitation:

  • Komplexere Meetings sollten von einem Moderator oder Facilitator durchgeführt / begleitet werden, damit die anderen sich auf die Sache konzentrieren und nicht auf die Moderation fokussieren müssen.
  • Der Facilitator oder Moderator arbeitet nur auf der Meta-Ebene und steuert die Arbeit in der Nähe und der Ferne, damit agil und effizient gearbeitet werden kann.
  • Es empfiehlt sich, dass dieser an dem Gerät sitzt, an dem die Raumkamera als auch der Groß-Touch-Bildschirm angeschlossen ist
  • Dieser sollte die Moderation des Conferencings übernehmen und Owner der Conference sein (MS-Teams), damit dieser Breakout-Sessions nutzen kann und alle in Untergruppen einteilen kann, unabhängig vom Ort des Geschehens

Retrospektive / Begleitung durch die Organisation:
Individuelle Teamtrainings - Kommunikation

  • Am Anfang sollte der Prozess aufgesetzt und begleitet werden.
  • Hier empfiehlt sich ein 8-Wochen-Coaching oder eine 8-Wochen Begleitung des Facilitators durch einen Berater, erfahren in hybrider und kollaborativer Arbeit, insbesondere auch in der Dynamik von verteilten Systemen, d. h. mit organisationspsychologischem Hintergrund
  • Zusätzlich sollte die Organisation ein "Ohr an der Organisation" haben, damit diese mitbekommt, welche Hindernisse ggf. noch auf dem Weg liegen, hybrid kollaboratives Arbeiten effizient und erfolgreich zu gestalten. Hier empfehlen sich regelmäßige interaktive Retrospektiven z. B. mit Echometer.

Die Denker Enterprise, Denkerprise®, hat sich zur Aufgabe gestellt, im Business-Kontext die Kreativität und das Potential des Geistes in den Vordergrund zu stellen und bestmöglich zu nutzen. Denn nur ein gut funktionierendes, kollaboratives und agiles Team kann eins erzeugen: Synergie. Und das ist wesentlich für den Erfolg in unserem sich schnell änderndes Marktumfeld. Das gilt nicht nur für die Arbeit im Homeoffice, die Arbeit mit digitalem Workplace, die Arbeit in Präsenz, sondern auch die Arbeit in hybriden Umfeldern, d. h. Organisationen mit Mitarbeitern in Präsenz- und Homeoffice, sondern allgemein in geographisch verteilt arbeitenden Organisationen.

Wir bieten hierzu nicht nur Beratung an, wie in diesen Kontexten effizient und agil gearbeitet werden kann, sondern Moderieren agile Workshops und bilden in agilen Arbeitsformaten aus. Wir beraten Führungskräfte ihre Teams und Geschäftsführer ihre Organisation zu agilisieren und im immer mehr agierenden globalen Markt erfolgreich partizipieren zu können.

Dr. Knut Menzel, Co-Founder
Bert Rother (B.A.), Co-Founder

Denkerprise®, Die Denker-Enterprise
Institut für kreativ agiles Arbeiten & Change Management

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